Técnicas De Gestão E Organização Documental
Objectivos Gerais
- Identificar os tipos de documentos habituais nas organizações públicas e privadas
- Identificar as regras de ordenação e classificação de arquivos habituais nas organizações: alfabéticas, numéricas, alfanuméricas e outras.
- Explicar as técnicas de registo e arquivo documental que se podem aplicar numa instituição pública ou privada.
- Perante um caso prático de arquivo de documentos identificar:
- Classificar e organizar os documentos administrativos de acordo com as normas e sistemas de classificação e catalogação de informação, de modo a permitir a sua fácil localização.
- Identificar os suportes de arquivo e registo mais comum entre utilizados em função das características das informações.
- Organizar fisicamente a documentação no arquivo de modo a permitir uma fácil localização dos documentos.
- Arquivar os documentos em pastas específicas permitindo assegurar a sua durabilidade e conservação.
- Utilizar software para guardar e localizar documentos de forma organizada e acessível.
- Controlar os documentos e arquivos de modo a facilitar a recuperação e acesso rápido às informações necessárias.
- Determinar procedimentos de consulta e conservação de documentos e informações.
- Actualizar e manter a documentação e arquivo de modo a conservar a sua
- Fiabilidade e autenticidade
- Identificar e registar as mudanças a efectuar nos documentos e proceder à actualização conforme os procedimentos da organização.
- Manter actualizado o arquivo de acordo com as normas da organização, prudência e responsabilidade no tratamento dos processos.
- A partir de novos dados, actualizar e eliminar registos de arquivos e bases de dados com precisão, guardando sempre cópia da base de dado
- Identificar as normas de segurança aplicáveis;
- Aplicar normas de segurança conforme a importância dos documentos;
- Assinalar os documentos confidenciais e guardar em lugares seguros e próprios.
- Detectar erros de procedimento no acesso e consulta da informação confidencial
Conteúdo Programático
O Processo de arquivo e gestão documental e sua importância- Conceito e
tipologia de arquivo e gestão documental.
- Importância do
arquivo na gestão documental.
- A importância da
gestão documental nas organizações.
- Perfil de um
técnico de arquivo.
- Etapas no registo
e arquivo de documento
- Tipos de arquivo
documental
- A preparação do
processo para arquivo
- Tipologia de documentos
- Reprodução e confrontação da informação de arquivo documental e digital
- Sistemas de classificação e catalogação de informação
- Regras
básicas para consulta e manuseamento de documento
- Aceso, consulta recuperação da documentação.
- Actualização da documentação.
- Guarda preservação e restauro da informação/documentaçã
- Legislação
e normas de protecção de dados e
conservação de documentação.
- Técnicas e
meios de segurança de documentação.
- Níveis de protecção e de segurança: determinação.
- Autorizações de aceso ou consulta à informação e documentação.
- Detenção de erros no procedimento de acesso, segurança e confidencialidade
da informação e documentação.
- Aplicação das normas de segurança na gestão de arquivos e interpretação
dos protocolos estabelecidos
- Cópias de segurança.
Vantagens do
Certificado
- Actualizar seu Currículo, aumentando suas chances para
conquistar um bom emprego;
- Aumentar o seu nível de conhecimento e posicionamento no mercado
de trabalho;
- Progressão Funcional para Serviços Públicos;
- Pré-Requisito para concursos e cursos.